5. 5. Автоматизация процессов эксплуатации недвижимости

В условиях постоянного совершенствования технологий эксплуатация является неотъемлемой функцией управления объектом недвижимости. Инженерное оборудования и коммуникации современных зданий становятся все более сложной системой, обслуживание которой требует узкоспециализированных знаний и серьезной подготовки. Успех и профессионализм управляющей компании, оказывающей услуги эксплуатации, определяется человеческим фактором – высококвалифицированным и опытным персоналом. Качество эксплуатации во многом зависит от квалификации сотрудников и того, насколько согласована работа всех технических служб, задействованных на объекте.

Эффективность процессов эксплуатации определяется четким взаимодействием технических служб на объекте и контролем качества. На современном этапе управления недвижимостью для оптимизации процессов эксплуатации активно разрабатываются и внедряются системы автоматизации управления зданием. Программное обеспечение, разработанное специально под процесс эксплуатации, доступное как в использовании, так и по цене, способно решить проблему организации эффективного взаимодействия технических служб и обеспечить комплексное управление качеством эксплуатации.

Управление инженерными службами и оборудованием является сложным участком автоматизации. С помощью систем автоматизации можно вести учет объектов аренды и арендаторов, параметров помещений, используемого в здании оборудования. Современные системы автоматизации так же позволяют вести учет оказываемых каждому арендатору услуг — парковки, ремонта, вывоза ТБО, уборки, мытья витрин, теплоснабжения, кондиционирования, освещения, охраны и т.д. По каждой услуге контролируется лимит, входящий в арендную ставку или эксплуатационные расходы, фиксируются условия оплаты и время предоставления услуги. Учитывается оборудование объекта и по каждому отдельному элементу ведется технический паспорт. Каждый технический объект, материальная ценность, арендатор привязываются к участку поэтажного плана, который создается с помощью интегрированного в программу модуля графического пакета. На основе данных паспортов оборудования формируются графики обслуживания объектов. На основе нормативных актов и фактических затрат системой рассчитывается стоимость эксплуатации здания. Автоматизированная система позволяет формировать сметы на уборку территории, техническое обслуживание здания, охрану и т.д.

В автоматизированные системы вводятся стоимость и параметры каждой детали, сроки ремонтов, периодичность обслуживания, замены, а также данные о персонале — квалификация каждого инженера, электрика, их зарплата и т.п. На основе математических алгоритмов система рассчитывает, какие работы, в какой день и какой сотрудник должен выполнять, с учетом отпусков, выходных, праздников, режима работы и т.д. Существует мнение, что опытный инженер сможет самостоятельно составить такой график, без системы автоматизации. Однако при изменении внешних условий (заболел сотрудник, вышло из строя оборудование) современные программы могут быстро производить перерасчет так, чтобы потенциальный ущерб от изменения графика работ был минимальным. Кроме того, программы учитывают заявки на обслуживание арендаторов, перемещения деталей, расходных материалов и других материальных ценностей, рассчитывает стоимость операций по техническому обслуживанию.

Программное обеспечение является важнейшей частью автоматизированной системы управления эксплуатацией. Можно выделить общие требования к программному обеспечению:

• удобный, графический интерфейс с планами объектов;

• возможность управления, как отдельными объектами, так и всей системой;

• протоколирование событий (тревог, проходов в помещения и пр.) и действий оператора в памяти компьютера;

• парольная защита прав доступа операторов;

• редактирование базы данных, запись в нее данных пользователя;

• автоматическое формирование списка сообщений системы для просмотра, распечатки и анализа;

• учет рабочего времени;

• программирование реакций системы на внешние события.

Предпочтительным является использование отечественного программного обеспечения, поскольку его доработка под конкретные требования для зарубежных продуктов маловероятна. Программный продукт должен быть гибкой, настраиваемой, масштабируемой системой. Дополнительным преимуществом может стать открытость ПК для сторонних разработчиков, когда заказчику предоставляться возможность разработки собственных драйверов оборудования.

Программное обеспечение, разработанное специально под процесс эксплуатации, должно выполнять две основные функции:

1) Функция эксплуатационного учета, отвечающая за автоматическое формирование комплекса базовых документов по эксплуатации, на основе которых осуществляется управление всем процессом.

2) Функция управления эксплуатацией, предназначенная для автоматизации процессов планирования, организации, контроля и анализа результативности деятельности по технической эксплуатации.

Структура базы эксплуатационного учета разрабатывается на основе детального анализа нормативно-методических документов по эксплуатации зданий и сооружений, их конструкций и инженерных систем, современных концепций и методов эксплуатации объектов, а также отечественного и зарубежного оборудования систем жизнеобеспечения объектов недвижимости.

На основе единого реестра объектов технического учета и разработанного справочника оборудования в базе данных эксплуатационного учета формируется единая иерархическая структура (реестр) объектов эксплуатационного учета.

В реестре эксплуатационного учета местоположение оборудования определяется не только в структуре инженерной системы, но и в структуре планировочного решения объекта (в помещениях, в которых оно установлено), что отображается в графической части программного комплекса на поэтажных планах. Это позволяет эксплуатационному персоналу получать оперативный доступ к информации по оборудованию и осуществлять эффективное управление его эксплуатацией.

Структура реестра эксплуатационного учета является гибкой и настраиваемой, позволяет включить в нее характеристики для полного исходного описания объектов эксплуатационного учета с любой степенью детализации, а также информацию в полном объеме по планированию, организации, контролю и анализу эксплуатации объектов недвижимости.

Исходные характеристики объектов эксплуатационного учета включают следующие основные группы:

• общие сведения об объектах эксплуатации;

• паспортные данные оборудования;

• технические характеристики объектов, их функциональных составляющих и элементов;

• рабочие характеристики инженерных систем;

• эксплуатационные характеристики объектов и их элементов, включая нормативные эксплуатационные показатели;

• условия эксплуатации инженерных систем и оборудования;

• установочные характеристики инженерных систем и оборудования.

На основе выполненного эксплуатационного учета динамически формируются реестры оборудования, эксплуатационные паспорта объектов, инженерных систем и оборудования, включающие исходные характеристики и информацию по планируемым и выполненным работам, накопленным затратам по эксплуатации рассматриваемого объекта.

В рамках планирования эксплуатации объектов недвижимости в программном комплексе выполняются следующие основные процедуры:

• составление долгосрочных перспективных планов (проектов) эксплуатации объектов;

• расчетное обоснование планируемых затрат на выполнение работ по эксплуатации и бюджетов эксплуатации объектов на долгосрочную перспективу;

• составление среднесрочных планов эксплуатации на основе результатов долгосрочного планирования;

• расчетное обоснование планируемых затрат на выполнение текущих ремонтов, ТО, содержания объектов и годовых бюджетов (проектов) их эксплуатации;

• расчетное обоснование планируемых затрат на коммунальное обеспечение объектов эксплуатации.

Реализованная в программном комплексе универсальная методика позволяет применять современные принципы и методы планирования работ по техническому обслуживанию, ремонтам, содержанию и обеспечению объектов коммунальными услугами в соответствии с заданным уровнем функционирования объектов.

Обоснование стоимости планируемых работ по технической эксплуатации и содержанию объектов обеспечивается путем выполнения сметных расчетов на основе встроенной нормативно-сметной базы данных и разработанного в программном комплексе алгоритма расчета.

Сочетание универсальной методики планирования эксплуатации и разработанной структуры единого реестра объектов эксплуатационного учета позволяет:

• выполнять не только пообъектное, но и поэлементное планирование работ по эксплуатации;

• рассчитывать эксплуатационные издержки;

• определять эксплуатационные издержки для обоснования бюджетирования эксплуатации объектов недвижимости на долгосрочную перспективу.

В рамках управления эксплуатацией в программном комплексе выполняются следующие основные процедуры:

• документальное обеспечение организации работ по технической эксплуатации и содержанию объектов, в том числе собственными силами и с привлечением сторонних организаций;

• организация постоянного контроля выполнения работ по технической эксплуатации и содержанию объектов;

• анализ выполнения работ по эксплуатации объектов и годовых бюджетов на их выполнение;

• корректировка сроков и объемов выполнения работ по эксплуатации объектов, а также объемов их перспективного и годового бюджетирования.

Таким образом, служба эксплуатации получает возможность перейти от пообъектного управления эксплуатацией к поэлементному, осуществлять планирование эксплуатации объектов с любой степенью детализации, применяя те принципы и методы эксплуатации, которые определяются разработанной политикой эксплуатации в отношении объектов инфраструктуры, а также концепцией эксплуатации каждого объекта и элемента.

Рис. 7.1. Реестр объектов эксплуатации (ValMaster™ FM)

Рис. 7.2 Планирование затрат на техническое обслуживание (ValMaster™ FM)

Интеграция алгоритмов сметных расчетов и планирования эксплуатации позволяет реализовать их в качестве одной процедуры и тем самым существенно снизить трудоемкость работ по планированию.

Поддержка процессов планирования эксплуатации расчетными механизмами в сочетании с возможностью реализации поэлементного планирования работ позволяют обеспечить прозрачность и обоснованность формирования бюджета эксплуатации объектов.

Выполнение процедур управления эксплуатацией объектов обеспечивается динамическим формированием соответствующей эксплуатационной документации: перспективных планов и графиков выполнения работ, объектных и локальных смет, ресурсных ведомостей, штатов технического персонала, годовых бюджетов и т. п.

Программное обеспечение для автоматизации процессов эксплуатации предлагают несколько компаний-разработчиков. Среди них стоит отметить ValMaster Facilities Manager — промышленную платформу для построения корпоративных информационных систем управления недвижимостью от компании ValMaster, специализирующейся на программных продуктах для рынка недвижимости. Также интересны разработки компании ИТ-град «Служба эксплуатации» и «Управление недвижимостью», созданные на базе всем известной программы «1С». Фирма «Infor» предлагает для автоматизации процессов управления эксплуатацией на объекте использовать свою систему Datastream 7i. Эта система – американский продукт, она обладает модульной структурой и web-архитектурой, что позволяет настраивать ее под объекты различной функциональности и делает ее доступной через сеть Интернет или локальную корпоративную сеть.

Несмотря на очевидные достоинства вышеуказанных программ, они пока не получили широкого распространения по причине сложности в управлении и дороговизны.

Автоматизация процессов эксплуатации недвижимости приводит к упрощению процессов планирования и контроля деятельности службы эксплуатации, а бюджет становится абсолютно прозрачным и эффективно работающим инструментом.

При внедрении системы автоматизации, необходимо помнить, что безупречно организованная эксплуатация объекта зависит, прежде всего, от профессионализма сотрудников подразделения по эксплуатации. Некачественная подготовка персонала может свести на нет любые технические достоинства программного комплекса. Именно люди с их опытом и профессиональными навыками являются основным конкурентным преимуществом эксплуатационной службы.