Короткий зміст теми

1. Одиницею писемного спілкування, тобто реальним проявом його, є текст.

Основним видом ділового тексту є документ.

а)Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища обєктивної дійсності і розумову діяльність людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Так, документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організациї чи підприємства, знайти в закінченнях і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

У найширшому значенні цього слова документом можна вважати будь-який матеріальний обєкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Частина документів (планування, звітність, ділове листування) призначена для безпосереднього сприймання їх, тому вони повинні бути особливо зручними для читання і по можливості наочними.

б) Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:

1) документ повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно з її компетенцією;

2) документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні її реальні пропозиції або вказівки;

3) документ повинен бути складений за встановленою формою;

4) Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

в) В установах, організаціях та підприємствах створюється значна кількість найрізноманітніших документів. Вони групуються за такими ознаками:

За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.

За походженням: службові (офіційні), особисті. Службові документи створюються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами.

За місцем виникнення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються і виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, які надходять до цієї установи з інших установ, організацій чи підприємств.

За призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) й нерегламеновані (нестандартні). Регламентованою зветься документація, складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.) Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію й реалізується у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист переважно торкається якоїсь непередбаченої ситуації.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами (це обовязковий елемент, властивий кожному окремому виду документа).

г) Формуляр документа - це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є: зображення герба держави, емблема організації чи підприємства, зображення урядових нагород, коди, адресат, резолюція, гриф затвердження тощо. Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документу.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів тощо. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках.

д) У кожному бланку завжди є назва установи, організації, підприємства.

Вид (різновид) документа - один із обовязкових його реквізитів. У практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах. Назва виду зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обовязковості, виконання положень, що в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність (це назви типу: акт, протокол, наказ та інші).

На багатьох документах проставляється адреса: на листах, доповідних записках, довідках, повідомленнях та ін.

Обовязковим реквізитом будь-якого документа є дата. До складу реквізиту “дата” входять: число, місяць і рік. Усі складники її позначають арабськими цифрами: 05.09.95 (тобто 5 вересня 1995 р.).

е) Однією з найважливіших відповідальних чинників є погодження проекту документа. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх політична, економічна й науково-технічна обгрунтованість, правомірність документа стосовно діючого законодавства й правових актів, які визначають компетенцію установи.

Конкретним виявом погодження є візування проектів документів відповідними службовими особами, а також гриф погодження. Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки. Ці вказівки можуть мати загальний або конкретний характер. Загальні вказівки виражаються так: До відома. До виконання. До керівництва.

Основними засобами засвідчення документа є підписання, затвердження й проставлення печатки. Реквізит “підпис” складається із назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису (обидва ініціали і прізвище). Наприклад:

Ректор педінститу... (особистий підпис) Р.І.Цьох.

Затвердження документа відбувається після його підписання. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу).

Печатка (із зображенням Державного герба) вживається для засвідчення прав певних осіб при фіксації фактів використання коштів і матеріальних цінностей, а також - якщо це спеціально передбачається правовими актами - на договорі, статуті, положенні, дорученні, посвідченні, відгуку на дисертацію, трудовій книжці тощо.

2. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких найзагальніших принципів: обєктивності, логічної послідовності, повноти інформації, якості викладу, точності опису, переконливості, лаконічності тощо.

Обєктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Повна обєктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких субєктивно оцінних моментів у викладі, зокпема доборі лексики, синтаксичній будові та ін.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) субєктивні (експресивні, емоційні) елементи: прояви роздратування, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи (чи до особи) в текст документа та ін.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний звязок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслідкові звязки між повідомлюваними фактами (ці звязки можуть виражатися як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом).

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати.

Ясність викладу, точність опису - це дві тісно повязані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий звязок: чим глибше працівник проникає у сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою буде вона для всіх тих, хто знайомиться з цим документом. Конкретність викладу не повинна досягатися за рахунок повноти висвітлення питання. Тому перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які найбільш економно, а водночас і повно та точно передадуть думку. Саме звідси і бере свій початок ясність викладу, яка базується на правильному доборі слів і словосполучень. Ясність забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів та ін.

Переконливість викладу забезпечується обгрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю у доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал; якщо він увесь увіходить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або введення статистичних думок.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу його змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, у якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, розтягненої багатослівної аргументації, плутанини в деталях та ін. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також уникнення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, уживання загальноприйнятих скорочень, умовних позначок, символів.

Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови, яка безпосередньо не звязана з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування.

Питання мовленнєвого етикету в письмовому мовному етикеті набуває принципового, а не приватного, субєктивного або часткового значення.

Мовленнєвий етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість, він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи й спосіб викладу тексту.

Питання мовленнєвого етикету набуває особливої актуальності та гостроти при складанні рекламацій, листів-претензій та інших листів-вимог. Саме в цьому виді ділової кореспонденції укладачеві листа доводиться особливо ретельно вишукувати належну форму для стриманого викладу думки, щоб не прозвучали роздратування, зла насмішка чи навіть грубість.